Færre feil i søknadene, lynrask saksbehandling og snart også lavere gebyr. Byggesaksavdelingen i Larvik kommune har på ett satsningsområde gått fra sju prosent digitale søknader i 2022 - til over 70 prosent nå!
Nå varsler virksomhetsleder for innbyggerkontakt og byggesak, Cathrine Wærvågen, at kommunestyret vil bli presentert for et forslag om å senke gebyret for rehabilitering av piper fra og med 2025.
I dag er gebyrene 1700 kroner for søknader som ikke er digitale, og 1200 for digitale.
– Når søkerne gjør en så god jobb, og leverer komplette digitale søknader, forenkler det vår jobb i betydelig grad. Gebyrene skal gjenspeile hvor mye jobb kommunen har med en søknad - altså skal det være selvkost. Og når søknader krever mye mindre jobb fra oss, skal størrelsen på gebyrene reflektere dette. Vi kommer derfor til å foreslå å gå ytterligere 500 kroner ned på dette gebyret, sier Wærvågen.
18 minutter på én søknad
Så langt i år har Larvik kommune mottatt rett i underkant av 50 søknader om rehabilitering av piper, som er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven. Saksbehandler og jurist Anne-Margrethe Kjønniksen tok nylig tiden på seg selv under behandlingen av en av disse - og klokka stoppet raskt.
– Jeg brukte 18 minutter, og det var med avbrytelser fra kollegaer i tillegg. Så nå går det fort, sier Kjønniksen.
Hun sier det er vanskelig å gi en eksakt sammenligning på saksbehandlingstiden på ikke-digitale søknader. Men at søknadene i sistnevnte kategori ofte tar langt mer tid, i tillegg til å være mer ressurskrevende, er uomtvistelig - særlig de gangene hvor søknadene har en eller flere mangler.
– Og når du finner mangler skal du opprette et mangelbrev, sende det, ta gebyr, vente på å få mangelen rettet opp, få svar på det og så begynne på nytt igjen, for du husker kanskje ikke saken fra du sendte fra deg mangelbrevet, beskriver Kjønniksen.
I de digitale søknadene er feilprosenten derimot langt mindre - da det digitale systemet har en valideringsfunksjon som luker ut de aller fleste mangler og slurvefeil før de sendes inn. På den måten sparer søkeren også potensielt 3400 kroner i mangelgebyr.
Null feil i 45 søknader
Av totalt 45 søknader til Larvik kommune så langt i år, har ingen inneholdt feil eller mangler. Kommunen har invitert og gjennomført møter med firmaer som opererer i «pipebransjen», både med et ønske om at flere skal over på det digitale, og for å luke vekk de vanligste søknadsfeilene man kan støte på.
Nylig ble også Larvik kommune - ved Anne-Margrethe Kjønniksen og Odd Arne Bakke-Ludviksen - invitert for å holde foredrag da bransjen arrangerte fagdag i Sandefjord.
– Vi ble invitert for å fortelle om det vi har gjort rundt digital søknadsløsning. Det er ikke så mange andre kommuner som har gjort det samme foreløpig. I tillegg har vi også sett på egne systemer og rutiner. For eksempel hadde vi en mye lenger sjekkliste før, der vi har eliminert 80 prosent. Nå konsentrerer vi oss kun om de punktene som er relevante for piper, og dermed sparer vi masse tid der også, sier Bakke-Ludviksen.
Stor satsning
Han sier Direktoratet for byggkvalitet har gått inn med over 100 millioner kroner i digitaliseringsprosjektet over en tiårsperiode. Samtidig har de private leverandørene av løsninger for byggesøknader og kommunal saksbehandling investert tungt i å utvikle nye digitale systemer.
En av leverandørene deltok i møtene Larvik kommunene har hatt med aktørene i bransjen. For overgangen til digitale søknadsløsninger er ikke gratis for de som søker heller.
– Men den kostnaden har alle ønsket å ta, for det effektiviserer i deres ende også. De kan gjenbruke en søknad fra tidligere bare ved å kopiere og lime inn. Det er mindre å fylle ut, og alt blir kjappere og enklere. De sparer kostnader på det digitale systemet, sier Bakke-Ludviksen.
Ikke en sprint, men et maraton
– Hvorfor har ikke alle kommuner tatt dette i bruk?
– Fordi det er veldig komplisert. Det jobbes parallelt med regelverk, fagsystemer og tekniske løsninger. Det er litt «haren og skilpadden»-opplegg. Dette er ikke en sprint, men et maraton, med mange etapper underveis. Etter hvert som man utvikler, finner man nye problemer, og plutselig må kanskje loven endres litt også. Det er ikke gjort over natta, sier Bakke-Ludviksen.
Så vil noen kanskje spørre seg om det ikke er mulig å digitalisere langt flere områder på byggesak enn de som handler om rehabilitering av piper?
– Foreløpig er ikke teknologien til stede for at vi skal klare det andre steder. Vi trenger menneskelige vurderinger i de fleste byggesaker, der det går mer på regelverkstolkning, eventuelle konflikter i plangrunnlaget og skjønn. Men vi ønsker å gjøre ting gjort så effektivt og smidig som mulig for dem der ute, sier Kjønniksen.