Skriveråd

Med klarspråk gjør vi det enkelt for leserne å finne, forstå og bruke informasjonen fra oss. De fem skriverådene i språkprofilen viser hvordan.

1 Vær bevisst hvorfor du skriver, og hvem du skriver til

Det er viktig å være bevisst på at ulike lesere krever ulike måter å kommunisere på.

I tekster med flere mottakere er det viktig at vi har klart for oss hvem som er hovedmottakeren.

Hva vil du at leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest den? Skal mottakeren bare få informasjon, skal hen svare på spørsmål eller skal hen sende inn opplysninger og dokumentasjon? Sørg for at dette kommer tydelig fram, da er sjansen større for at mottakerne gjør det som er riktig.

Unngå å omtale mottakeren din i tredjeperson. Du bør derfor ikke skrive for eksempel tiltakshaver, mottaker, søker, bruker eller hjemmelshaver i brev til dine mottakere.

2 Gjør det enkelt å finne fram for leseren

En god og tydelig struktur gjør det lettere for leseren å sortere innholdet og finne relevant informasjon:

Lag en overskrift som forteller leseren hva teksten handler om.
Skriv hovedbudskapet tydelig i begynnelsen av teksten.
Sorter innholdet i en rekkefølge som er logisk for leseren.
Del opp og sorter teksten under tydelige og informative mellomtitler.
Bruk punktlister, da kan du for eksempel veilede leseren gjennom flere steg, lage en sjekkliste eller ramse opp alternativer. Vær forsiktig når du har mye tekst, lange punkter med varierende form gjør punktlisten vanskelig å lese.
Bruk gjerne uthevinger i løpende tekst for å få frister og beskjeder tydeligere fram.

Tips! Bruk nummererte punktlister når det er en fast rekkefølge leseren må følge.

Hva med lovhenvisninger?

Ved enkeltvedtak må du henvise til hjemmel for at vedtaket skal være gyldig. Lovsitater kan være nyttig å fremheve i vedtaket for at mottakeren skal forstå hva du har vurdert. Vurder om henvisningen kan komme til slutt.

I andre dokumenter må du vurdere om leseren har behov for lovhenvisning for å forstå innholdet i teksten. Hvis du har behov for å gi informasjon om flere lover og forskrifter, kan du samle dette til slutt eller ha det som vedlegg.

3 Få tydelig fram hvem som skal gjøre hva

Teksten blir forståelig, imøtekommende og presis når vi får tydelig fram roller og ansvar.

Bruk et aktivt språk ved å bruke flere verb! Unngå det som heter passive verb og passivsetninger når du kan. Skriv heller Du kan klage på vedtaket (aktivt språk) enn Vedtaket kan påklages (passivt språk).
Få tydelig fram hvem som er avsenderen ved å bruke vi, Larvik kommune, kommunen eller navnet på virksomheten eller avdelingen.
I tekster som saksframlegg, planer og strategier bruker vi ikke du, dere eller vi.
Skriv du til enkeltpersoner i stedet for å skrive man, en, bruker, mottaker, søker, hjemmelshaver, tiltakshaver, forslagsstiller og vedkommende.
Bruk navnet eller dere når du skriver til eksterne virksomheter.
Høflighetsformene De, Dem og Deres skal ikke brukes.

Hva er et aktivt og passivt språk?

Når vi bruker et aktivt språk, gjør vi det klart hvem som gjør eller skal gjøre noe.

Motsatsen til aktive formuleringer er passive formuleringer. Da skjuler du hvem som skal gjøre hva, hvem som har ansvar for noe, eller hvem det er som mener noe. Det kan gjøre teksten mindre tydelig og føre til misforståelser.

Byråkratisk språk kjennetegnes ofte av et unødvendig passivt og upersonlig språk. For å gjøre teksten lett å forstå, uansett hvor komplisert den er, bør vi bruke et aktivt språk.

Ikke skriv	Skriv heller
Det gjøres oppmerksom på at det må søkes på nytt i forkant av hvert skoleår og at ny dokumentasjon må vedlegges	Du må søke på nytt før hvert skoleår, og legge ved dokumentasjon.
Ved endring av barnehageplass …	Hvis du ønsker å endre barnehagplass...
Barnehagen vil sende ut en undersøkelse...	Barnehagen sender ut en undersøkelse...

Tips! Se etter substantiv som slutter på -ing eller -else, og gjør dem om til verb:

Ikke skriv	Skriv heller
Vi har nå foretatt beregning av egenbetaling for opphold på sykehjemmet for brukeren.	Vi har nå beregnet egenbetalingen for opphold på sykehjemmet for brukeren.
Plan- og bygningsavdelingen vil foreta en vurdering av det innsendte materialet.	Plan- og bygningsavdelingen vil vurdere materialet dere har sendt oss.
Endring i inntekt skal meldes barnehagen for ny betalingsfastsetting.	Hvis inntekten din endrer seg, må du melde fra til barnehagen slik at vi kan fastsette ny betaling.

4 Bruk forståelige uttrykk og forklar fagbegreper

I arbeidshverdagen vår har vi behov for å bruke et presist fagspråk, men de fleste vi skriver til er ikke eksperter på våre fagområder.

Slik sørger vi for at tekstene er forståelige også for dem:

Bruk ord og formuleringer som leseren kjenner til.
Bruk fagbegreper når det er nødvendig, men vær bevisst på hvordan du bruker dem.
Skriv en forklaring eller et synonym i parentes.
Legg til en forklarende setning.
Gi eksempler.
Lenk videre til digitale ordbøker eller andre kilder for ordforklaring.

Fagbegreper som ikke blir forklart, forutsetter at leseren forstår dem. Eksempler på hvordan du kan forklare fagbegreper fra ulike fagområder:

Risiko- og sårbarhetsanalyse er en kartlegging av sannsynligheten for og konsekvenser av uønskede hendelser.
Gjenboer, de som bor på andre siden av veien, en sti eller lignende, men som ikke har en felles grense.

Unngå stammespråk

Mens fagspråket bidrar til å gjøre teksten presis, gjør unødvendig sjargong og stammespråk teksten mindre tydelig for utenforstående.

Som rørlegger er det lett å glemme at ikke alle vet hva en slamsuger er, og som byggesaksbehandler blir du fort vant til å omtale for eksempel innbyggere som tiltakshavere.

Husk på at emojies også kan framstå som en form for strammespråk for en del grupper. Det er mange som ikke er vant til å bruke dem og som kan misforstå innholdet.

5 Les gjennom teksten

Sørg for at du alltid kvalitetssikrer teksten før du sender den videre!

Bruk språkprofilen hvis du er i tvil om tegnsetting og skriveregler.
Bruk digitale ordbøker og andre hjelpemidler.
Ikke stol blind på stavekontrollen. Stavekontrollen i Google Docs tar heller ikke alltid høyde for sammensatte ord på norsk.
Les teksten høyt, da hører du om du har glemt noe, eller om noen av setningene er for lange eller kronglete.
Vurder om du kan få noen andre til å lese gjennom teksten din. Det kan være lurt å spørre en kollega som ikke jobber med det samme som deg. Ikke vær redd for å få eller gi tilbakemeldinger.

Søk