Alle kommunens saksdokumenter er som hovedregel offentlige. Send derfor ikke e-post til kommunen med informasjon som du ikke ønsker skal bli allment kjent. Sensitive opplysninger sendes via eDialog.
Send sikker digital post via eDialog
Med eDialog kan du enkelt sende brev og dokumenter til oss på en trygg måte, også om de inneholder personsensitive opplysninger og/eller er unntatt offentlighet.
Du kan sende direkte til disse virksomhetene:
Barneverntjenesten (organisasjonsnummer 973576232) PP-tjenesten (organisasjonsnummer 974584581)For øvrige enheter i kommune bruke vårt hovednummer:
Larvik kommune (organisasjonsnummer 918082956)Hva er eDialog?
Å sende dokumenter med e-post medfører en større risiko for at personsensitive opplysninger kan komme på avveie og kan også stoppes i spamfilter. Ved å benytte tjenesten e-Dialog, kan du som elev, privatperson eller bedrift trygt sende oss brev og dokumenter selv om de er unntatt offentlighet.
Forsendelsen blir kryptert og du som avsender må identifisere deg ved hjelp av ID-porten.
Vi anbefaler deg å bruke eDialog ved sending av dokument til oss, også når innholdet ikke er unntatt offentlighet.
E-post kan fortsatt brukes for enkle spørsmål og henvendelser som ikke skal journalføres i kommunens sak- og arkivsystem.
Eksempler på hva du kan sende
Tjenesten er godt egnet til å sende inn dokumenter merket «unntatt offentlighet».
Hvorfor bruke eDialog
- Du sender informasjon gjennom en sikker kanal
- Det gir en sikker identifikasjon av hvem som er avsender
- Innsendt post blir sendt rett inn i vårt sak- og arkivsystem
Når skal du IKKE bruke eDialog
Du skal ikke bruke eDialog dersom vi har elektroniske skjemaer til formålet. For eksempel søknad om ulike tilskudd, søknad på ledig stilling etc
Slik sender du inn via eDialog
- Du må logge inn med personlig elektronisk id (MinID, BankIDd, BankID på mobil, Buypass id smartkort eller Buypass id mobil)
- Velg om du er privatperson/innbygger (fødselsnr.) eller om du representerer en virksomhet (org.nr).
- Alle obligatoriske felt er merket med *
- Gi en klar beskrivelse av forsendelsen din i kommentarfelt
- Har du fått et saksnummer av oss, vennligst legg inn dette i feltet «Tittel» sammen med tittel på innsending. Eksempel: «2021/25 – Tittel»
- Skriv gjerne inn hvilken virksomhet det gjelder under tittel, eks. Att: PP-Tjenesten, Skole, Barnevern etc.
NB! Vennligst ikke skriv inn sensitive personopplysninger i tittel-feltet. Denne tittelen kan være synlig i offentlige postjournaler. - Husk å laste opp relevante vedlegg. Disse må være i PDF-format.
- Klikk på «Send forsendelse» Du mottar kvittering med referansenummer på e-post.
Slik kan du omgjøre et dokument til PDF-format:
- For Word-dokument velger du "Lagre som" og deretter filtype PDF.
- LibreOffice og OpenOffice har egen knapp på verktøylinja som heter "Eksporter til PDF".
Forsendelse av dokumenter som er unntatt offentlighet
Viktig at du velger JA, under punktet: «Inneholder henvendelsen sensitive eller følsomme personopplysninger?»
Tjenesten er godt egnet til å sende inn dokumenter som inneholder personsensitive opplysninger og/eller er «unntatt offentlighet».
Forsendelsen blir kryptert og avsender må identifisere seg ved hjelp av ID-porten.
Henvendelser via e-post
Henvendelser via e-post skal arkivføres, som andre dokumenter. Larvik kommune er forpliktet til å behandle alle dokumenter, også e-post, i samsvar med bestemmelsene i offentlighetsloven (lov av 19. mai 2006 nr. 16).
Det betyr blant annet at alle kommunens saksdokumenter, inkludert all korrespondanse til og fra kommunens ulike organer, som hovedregel er offentlige og publiseres i kommunens offentlige postliste.
Alle som ønsker det, kan be om innsyn i kommunens saksdokumenter etter offentlighetsloven. Send derfor ikke brev eller e-poster til kommunen med informasjon som du ikke ønsker skal bli allment kjent.
Kommunen er etter arkivloven (lov av 4. desember 1992 nr. 126) forpliktet til å føre offentlig journal. I journalen skal all korrespondanse til og fra kommunen føres opp. Disse opplysningene går som hovedregel fram av offentlig journal:
- Avsenders navn
- Mottakers navn
- Dokumentets dato
- Kort beskrivelse av dokumentets innhold
Journalen blir imidlertid alltid ført på en slik måte at den ikke røper taushetsbelagte opplysninger.
Vil du ha et skriftlig svar, må du oppgi navn og ordinær postadresse.
E-post sendes til postmottak@larvik.kommune.no
Send e-post Kontakt oss via skjemaportalen