Datasystemer i Larvikskolen

Innhold

Når elever starter i Larvikskolen, vil elevene bli registrert i ulike datasystemer. I utgangspunktet hentes opplysningene fra Folkeregisteret. Noen av systemene blir benyttet til administrasjon, mens andre benyttes i opplæring. Elevene får tilgang til noen av datasystemene ved pålogging med eget brukernavn og passord.

Pedagogiske systemer og læremidler

Larvikskolen benytter seg av flere pedagogiske system som samler inn personopplysninger. Systemene benytter Feide som pålogging. Feide står for Felles Elektronisk ident og er Kunnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren. Påloggingen i Feide gir gir videre tilgang til andre pedagogiske systemer og læremidler.

Elevene kan selv logge seg på innsyn.feide.no for å se hvilke samtykker de, eller Larvik kommune har gitt i de ulike systemene. Under fanen "Applikasjoner" kan de også se tilgjengelige programmer og hvilke personopplysninger som overføres. 

G Suite for utdanning

Larvikskolen bruker G Suite for utdanning som nettbasert kontorpakke. Det betyr at dokumenter, regneark, presentasjoner og annet er nettbaserte, og at elevene kan logge seg på alle typer utstyr for å jobbe med dette. Dette gjør det enkelt å jobbe med de samme dokumentene hjemme og på skolen, og i tillegg kunne dele filer med andre elever eller lærere. Elevene bruker Google Klasserom til organisering av arbeidsoppgaver og vurderinger. Elevene i Larvik bruker nettbrett, og får dermed tilgang til G Suite for utdanning via installerte apper.

Dataene til lærere og elever er godt beskyttet i G Suite for utdanning. Skolen eier sine egne data mens de er lagret på Googles servere. Det er ingen annonser i G Suite for utdanning og elevopplysninger brukes ikke til målrettet reklame. Dette gjelder også annonser under søk på Google dersom vedkommende er logget på kontoen for G Suite for utdanning.

Google-kontoene administreres av Larvik kommune, som sørger for at det brukes korrekte innstillinger for personvern og sikkerhet på nettet. Elevene bruker Feide når de logger seg på G Suite for utdanning. Selv om en elev har en Google-konto fra før, etableres en egen konto for G Suite for utdanning til bruk i Larvikskolen. Dette sikrer høyt personvern for elever i Larvik. Følgende personopplysninger blir registrert ved opprettelse av konto:

  • Fornavn, etternavn, e-post, skoletilhørighet og trinn

På denne siden finnes mer info om personvern og sikkerhet i G Suite for Education.

Administrative systemer

Visma Flyt skole

Visma Flyt skole er et skoleadministrativt system. Ansatte på skolen, foreldre og elever bruker dette, men de har ulike tilganger. Skoleeier har tilgang for drift og vedlikehold. 

Følgende personopplysninger registreres:

  • Elevens fornavn, etternavn, fødselsnummer, adresse, skoletilhørighet, klasse- og gruppetilhørighet, fag- og undervisningsgrupper, fravær, anmerkninger, vurderinger, karakterer (ungdomstrinnet)
  • SFO-opphold, fakturagrunnlag
  • Foresatte fornavn, etternavn, adresse, telefonnummer, epost

Dokumentasjon knyttet til elevens læring overføres til kommunens arkivsystem (Websak) og arkiveres i elevmapper.

I forbindelse med:

  • fakturering av SFO overføres opplysninger til kommunens økonomisystem Agresso.
  • søknad til videregående opplæring, overføres opplysninger om avgangselever til VIGO.
  • administrasjon av kartleggingsprøver og eksamen, overføres opplysninger til prøveadministrasjonssystemet (PAS) som er Utdanningsdirektoratets system.

Life Cycle Server (LCS)

LCS er et brukeradministrativt system (BAS). BAS inneholder data importert fra skoleadministrativt system (Visma Flyt skole). Brukerdata oppbevares så lenge en er elev i Larvikskolen. Fødselsnummer og brukernavn blir etter krav fra Feide lagret for å sikre at brukernavn forblir unike.

Active Direstory (AD)

Active Directory (AD) brukes som katalogtjeneste. AD inneholder data importert fra LCS. AD inneholder bl.a. brukernavn, elevens navn, skoletilhørighet, navn på datamaskiner og grupper som gjør det mulig å benytte Larvik kommunes nettverk og datasystemer. Brukerkontoen oppbevares i AD så lenge en er elev i Larvikskolen, og fjernes normalt innen tre måneder etter at eleven er ferdig med opplæringen.

Lightspeed

Lightspeed er et system for administrasjon av iPader i Larvikskolen. Lightspeed benyttes for å sette restriksjoner, samt dele ut apper på bakgrunn av elevens/den ansattes tilhørighet i Larvikskolen. Feide-pålogging benyttes under førstegangsoppsett mot Lightspeed.

Følgende personopplysninger registreres:

  • Brukernavn, fornavn, etternavn, brukertype (ansatt / elev), skoletilhørighet og trinn

Conexus Engage

Engage er lærerens verktøy knyttet til kartlegging og oppfølging av den enkelte elev.

Følgende personopplysninger registreres:

  • Elevens fødselsnummer, navn, skole- og klassetilhørighet og resultater fra kartleggingsprøver.

Engage samler resultater fra sentrale kartleggingsprøver og vurderingsverktøy, og gir læreren mulighet til å vurdere enkeltelever i forhold til fag og ferdigheter. Elevresultater hentes fra andre programmer og sammenstilles i Engage. Lærer har kun tilgang til elever som man er kontaktlærer/faglærer til.

Logger

Formålet med å logge aktiviteten i IT-systemer er å administrere systemet, sikre stabil drift og avdekke og oppklare uønskede hendelser.

Loggene er kategorisert som:
Driftslogger - logger som normalt lages i Larvik kommunes eller samarbeidspartneres IT-systemer og er utelukkende av teknisk interesse.
Sikkerhetslogger - logger basert på driftsloggene, men som inneholder data som identifiserer personer, kontoer eller enheter, og sammenstiller disse for å gi et bilde at hva som er gjort av personen, brukerkontoen eller enheten.

Larvik kommune har alminnelige sikkerhetslogger i sine IT-systemer. Det betyr at det meste av aktivitetene som brukere av systemene foretar seg etterlater elektroniske spor. Eksempler på slike elektroniske spor er; brukernavn, maskinadresse, nett-trafikk, tilkoblingstidspunkt, brukeraktivitet osv.

Personopplysningene gis fra den enkelte databruker i forbindelse med innleggelse av, for eksempel navn, adresse og fødselsnummer i øvrige systemer som Larvik kommune har valgt å benytte og/eller er lovpålagt å benytte (Websak, Feide, Visma, Engage, etc).

Opplysningene eksisterer i loggene som en del av en større teknisk loggaktivitet. De hentes fra en rekke systemer hvor sentrale maskiner sikrer pålitelig trafikk mellom bruker og systemene.
Loggene utleveres ikke til andre, da de er ment som tekniske driftslogger for å sikre stabil drift. De kan utleveres til politi eller påtalemyndighet på grunnlag av rettslig kjennelse.
Driftsloggene slettes i ulike intervaller alt ettersom hvilke «oppgaver» maskinene har. Normalt vil loggene slettes på halvårlig basis, men det forekommer at man tar vare på logger i lengre tid, for eksempel for å se utviklingstrekk i bruk av IT-systemer. Sikkerhetsloggene slettes etter bruk.
Sikkerhetslogger og driftslogger er kun tilgjengelige for driftspersonell med administratorrettigheter og som i tillegg kan identifiseres med personlig bruker. Samtlige på IT-avdelingen (Teknologi) har underskrevet taushetserklæring.

Leder for Teknologi er delegert det daglige ansvaret for behandling av loggene fra IT-systemene som driftes av Larvik kommune. Det innebærer å sørge for at det er utarbeidet nødvendige rutiner for blant annet å sikre konfidensialitet, kvalitet og at opplysningene ikke lagres lengre enn nødvendig samt sikre at det tilbys nødvendig forutsigbarhet i hvordan opplysningene håndteres.

Sletting

Siden tilgangen til elevenes kontoer styres av Feide, kan vi enkelt hindre pålogging til alle systemer ved å stenge denne tilgangen, Når en elev slutter på skolen, havner elevenes kontoer i karantene. Tre måneder etter dette, slettes alle kontoer at eleven slutter i skolen. Ved overgang mellom to skoleår, starter ikke karantenetiden før i august. Karantenetiden på tre måneder er satt for å håndtere skolebytter, kortere permisjoner og utilsiktet datatap. 

Elevarbeider er i stor grad lagret i G Suite for Education. Elevene kan bruke Google Takeout for å hente ut elevarbeid.

Kontakt personvernombudet

Alle spørsmål knyttet til elevens personvern, rettes til Larvik kommunes personvernombud, Heidi Christensen tlf.: 982 31 055.

Til toppen