De består av landskapsarkitekter, ingeniører, naturforvaltere, jurister, jordskiftekandidater, byggmestere og statsvitere. Avgjørelsene de fatter har ofte konsekvenser for mange - og utløser gjerne sterke reaksjoner.
Byggesaksavdelingen i kommunen: firkantede vriompeiser som liker å stikke kjepper i hjulene for folk, næringsfiendtlige nei-mennesker eller pliktoppfyllende byråkrater med et ufortjent dårlig rykte?
– “Du er så tydelig, rolig og kjedelig. Det synes jeg er fint”, var en av tilbakemeldingene jeg fikk i planutvalget. Det syntes jeg egentlig var ganske hyggelig sagt, sier fagleder og jurist Silje Vestre og smiler.
– Når personer søker om det de kan, og forholder seg til reglene, skal de få ja av oss. Og det får de, sier byggesakssjef Cathrine Wærvågen.
– Gjelder det både privatpersoner og entreprenører?
– Ja, og det har vi tall på siden 2016. Nå er det flere enn ni av ti som får positivt svar. 92 prosent i 2022.
– Så dere er heller for snille?
– Nei. Vi er akkurat så snille som vi skal, svarer Wærvågen.
Regler foran følelser
Sammen med Silje Vestre ønsker hun å forklare hvordan byggesaksavdelingen i Larvik kommune faktisk jobber og vurderer saker - ikke minst i saker der de gjerne framstår uforholdsmessig kjipe.
Nylig var det en sak i lokalavisa der en fortvilet daglig leder i et gartneri i Larvik ønsket å omregulere til andre formål, som for eksempel båtopplag, på grunn av høye strømpriser. Svaret fra kommunen var nei.
Den daglige lederen fryktet for framtida og utelukket ikke konkurs om kommunen ikke ville hjelpe til med å legge til rette for annen virksomhet.
I kommuneplanen er området regulert for landbruksvirksomhet.
– Hva er grunnen til at dere ikke kan opptre mer smidig i slike tilfeller?
– Vi kan ikke la personlige følelser gå foran vedtatte lover. Når vi har en eiendom, og kommunestyret har bestemt hva som skal være på eiendommen gjennom kommuneplanen, har vi en plikt til å følge det opp, sier Wærvågen.
Når noen er misfornøyde med avgjørelsen til kommunens byggesaksavdeling, kan de klage. Om ikke det endrer på utfallet, kan saken gå videre til planutvalget. Det ledes av våre folkevalgte, som i utgangspunktet har siste ord - om saken da ikke havner enda en instans oppover i systemet, hos Statsforvalteren.
I den aktuelle saken med gartneriet hadde planutvalget allerede sagt nei til et initiativ om å endre bruken av tomta til bygging av boliger.
– Kanskje har den daglige lederen lurt på om de da kan gjøre noe mindre, som båtopplag, for han trenger jo penger, sier Vestre.
– Så hvorfor kan ikke da kommunen gi en hjelpende hånd?
– Vi har ingen personlige ønsker for hva som skal være på den tomta. Vi forteller bare hva man kan ha, og ikke ha, på eiendommene sine ut med tanke på hva som er politisk vedtatt. Om vi synes vedkommende skulle fått lov er ikke vårt bord å mene noe om, sier hun.
Tap-tap-situasjon
Wærvågen er ærlig på at den type saker kan framstå som en slags “tap-tap”-situasjon for byggesaksavdelingen.
– For vi ser ikke nødvendigvis bra ut når vi ikke kan hjelpe en person som frykter konkurs. Samtidig kan vi ikke gå imot politikernes ønsker. I denne saken fulgte vi opp et politisk vedtak. De har bestemt at det skal være landbruksvirksomhet på området, og hadde akkurat sagt nei til et planinitiativ med boliger, sier hun.
For å få grønt lys til å erstatte landsbruksvirksomhet med båtopplag må man i så fall igjen gå veien om politikerne i planutvalget. Et annet alternativ er et nytt planinitiativ, eller å forsøke å endre det såkalte arealformålet neste gang kommuneplanen revideres.
– Kanskje ville han fått lov da, men vi kan ikke på forhånd si at han får lov til det. Svaret vårt baserer seg på hva som gjelder for eiendommen, og om det er i tråd med reglene eller ikke. Ikke om jeg synes han skal få lov til å ha båter der eller ikke, sier Vestre.
Inndelt i to lag
Vestre er én av totalt 17 ansatte i byggesak i Larvik kommune. Likevel er det bare rett i overkant av halvannen million av skattebetalernes penger som brukes på avdelingen, ifølge virksomhetsleder Wærvågen.
– Resten må vi tjene selv. Vi er gebyrfinansierte, så vi må hele tiden balansere bemanning mot forventet søknadsinngang. Det kan være litt krevende, for man vet aldri hva som kommer av søknader, og hvilken type. Store utbygginger, som for eksempel Torstvedtjordet og gamle Nanset skole (som LABO har kjøpt), gir store gebyrer.
– Og hvis jeg ønsker å bygge en garasje?
– Mange garasjer er unntatt søknadsplikt. Da skal du bare melde fra til kommunen at du har satt opp en garasje. Dersom du ønsker å sette opp en søknadspliktig garasje vil gebyret avhenge av størrelsen. Det skal være selvkost, altså at vi ikke tar inn mer gebyrer enn det vi bruker av kapasitet for å behandle søknader. Vi skal gå i null, sier Wærvågen.
Byggesakavdelingen er inndelt i to ulike lag:
- Lag 1 behandler de såkalte treukerssakene. Dette er stort sett vanlige byggesaker der det ikke er nødvendig å gjøre noen unntak. Den store majoriteten av sakene behandles her, med saksbehandlingsfrist på tre uker - og får stort sett ja.
- Lag 2 behandler dispensasjonssøknadene, der man må søke unntak fra reglene som gjelder for eiendommen. Her er det langt færre saker, som til gjengjeld er mer tidkrevende.
– På Lag 2 er vi fem personer, i tillegg til en lagleder som også er saksbehandler. Her finnes to tilsynsjurister som jobber 50 prosent med tilsyn, og 50 prosent med saksbehandling. I tillegg har de bygningsinspektøren vår, som er den personen som stort sett er ute i felt, sier Wærvågen.
Svært forskjellige bakgrunn
Noen saker må bygningsinspektøren hoppe på med en gang, hvis noen for eksempel står med gravemaskin i strandsonen. Ellers er han mye ute og befarer aktuelle steder, tar bilder og leverer informasjon til tilsynsjuristene, som deretter gjør en vurdering på om noe er søknadspliktig, om det skal fattes pålegg om retting, stoppordre eller lignende.
– Hvis vi får en melding om en mulig ulovlighet, sender vi ut bygningsinspektøren vår. Eller hvis saksbehandleren sitter med en søknad og lurer på noe praktisk, og tenker at det kan være lurt å sende ham ut for å ta bilder. Så det er ikke sikkert at det har skjedd noe galt hvis du plutselig har en bygningsinspektør i hagen din. Noen ganger trenger vi bare å se og oppleve ting i praksis, sier Wærvågen.
– De to ulike lagene består altså av mennesker med svært forskjellig bakgrunn og utdanning, alt fra landskapsarkitekter til byggmestere og jurister.
– Hvorfor er sammensetningen så bred?
– Vi er helt nødt til å ha det sånn. Byggesak består av så mye forskjellig. Vi rekrutterer helt bevisst folk med forskjellige bakgrunner for å ivareta alle sider av en byggesak, sier Wærvågen.
– Og vi bruker hverandre masse også. Det er aldri sånn at bare jeg sitter og ser på en sak og gjør meg ferdig, uten å ha snakket med noen andre. Det skjer aldri. Vi samarbeider, diskuterer innad i lagene, får ulike vinklinger og ulik fagkompetanse inn i sakene, sier Silje Vestre.
– Vi er ekstremt nøye på sidemannskontrollen, fordi vår avdeling til stadighet møtes med beskyldninger om korrupsjon.
Beskyldes for korrupsjon
En helt grunnleggende funksjon i byggesakavdelingen er den såkalte sidemannskontrollen. Denne innebærer at det alltid, uten unntak, skal være to ulike personer som godkjenner et vedtak. Eller sagt på en annen måte: som kontrollerer hverandres arbeid.
– Vi er ekstremt nøye på sidemannskontrollen, fordi vår avdeling til stadighet møtes med beskyldninger om korrupsjon. Det er viktig å understreke at alle vedtak som går ut fra oss har vært gjennom sidemannskontroll, i tillegg til at vi diskuterer i lagene. Det kan spores i arkivsystemet vårt. Hvis jeg har skrevet et vedtak, må jeg for eksempel sende til Silje for godkjenning før det kan sendes ut. Ellers blir ikke vedtaket sendt ut, sier Wærvågen.
– Er det en fare for at sidemannskontrollen kan bli for “kollegial” - at man vegrer seg for å korrigere arbeidet til en god kollega?
– Dette er noe vi snakker mye om, at vi må tørre å ta sidemannskontrollen og gjøre den ordentlig. Vi har sjekklister som må gjennomgås, og det går på rundgang. Det er for eksempel ikke sånn at Silje som fagleder får alle vedtak på sidemannskontroll, men heller en tilfeldig liste som settes opp to uker av gangen. Og så rullerer det.
Silje Vestre sier at det “ganske ofte” oppdages noe i sidemannskontrollen.
– Det er veldig sjelden grove feil, men absolutt nyttig at noen ser over. Ofte blir utfallet det samme, men at det er små justeringer som skal til, eller at noe er glemt. Og så skal vi være ærlige på at vi kan bomme. Da tar vi et skritt tilbake og saksbehandler på nytt. Vi forsøker ikke å feie det under teppet.
– Og så blir de fleste saker diskutert innad i lagene. Hvis man er i det minste tvil, eller synes noe er vanskelig, så diskuterer vi i fellesskap. For det er alltid noen som har vært i de samme problemstillingene tidligere, sier Wærvågen.
– Hvor ofte opplever dere beskyldninger om kameraderi eller korrupsjon?
– Altfor ofte. Men det er ikke så ofte vi blir møtt med det i klagesaker. Samtidig ser vi i kommentarfelt på sosiale medier og så videre at det er mange som har sterke meninger, uten nødvendigvis å sitte med hele bildet. For det er et komplisert fagfelt, sier Wærvågen, og trekker fram et ferskt eksempel.
– Nylig fikk jeg en e-post fra en profilert person som slo fast at vi ikke kunne sette i gang noe fordi det var strandsone, altså innenfor 100-metersbeltet. Men det var langt på utsiden av strandsonen. Folk er gjerne veldig overbevist. Ofte lønner det seg uansett å spørre før man går hardt ut.
Beste våpen mot mistanke
Wærvågen peker på sidemannskontrollen som det beste våpenet mot korrupsjonsmistanker.
– I tillegg er det tilfeldig hvem som blir tildelt de ulike sakene. Det hender at Silje eller laglederne tildeler en sak til enkelte saksbehandlere, som har veldig god kompetanse på akkurat det området saken handler om. Men stort sett plukker bare saksbehandleren den saken som ligger øverst, og det er helt tilfeldig hvem som får den på sitt bord.
– I hvilken grad kan man selv velge sak?
– Ikke i noen grad. Du skal ta den eldste.
– Men hvis du har lyst på en bestemt sak - kan du bare sitte og vente til den kommer?
– Du kan sikkert det, men den saken skal også diskuteres i lagene og på sidemannskontroll. Du kommer ikke unna sidemannskontroll. Og så har vi habilitet langt framme i pannelappen. Folk her er veldig oppmerksom på det. Du tar ikke byggesaken på naboeiendommen, det er det ingen som gjør, sier Wærvågen.
Tett dialog med folkevalgte
Mange spørsmål som innbyggere har om byggesak, hva som er søknadspliktig og ikke, besvares ofte før det kommer til byggesaksavdelingen.
Må du søke eller ikke?På kommunens hjemmesider ligger det egne “guider” som tar deg gjennom prosessen, og hvis du likevel har spørsmål, kan servicetorget ofte hjelpe.
– Vi må slå et slag for servicetorget. De tar unna masse for oss. De har chatfunksjon og svarer opp flere tusen spørsmål for oss hvert år.
– Har den den nødvendige kompetansen for å svare?
– De har særskilt opplæring i byggesaker, og vi har hatt et møte hver fredag i mange år, for å sette dem i stand til å svare på byggesaksspørsmål. De er veldig dyktige på det, roser Wærvågen.
Byggesaksavdelingen har også tett dialog med planutvalget, som snart får en ny leder og sammensetning etter kommunevalget i høst.
– Det er få virksomheter, bortsett fra plan og bygg, som er i så nær kontakt med politikken som vi er. Planutvalget er et krevende utvalg å sitte i, for de færreste har noe særlig bakgrunn fra saksbehandling som dette. Det er mye å sette seg inn, og vi har stor respekt for dem. Vi ønsker å gjøre hverandre gode, og vi snakker med lederen av planutvalget hver uke. Det er viktig å snakke sammen når man lurer på noe. Derfor har vi brukt masse tid på den dialogen, og det har vi tenkt å fortsette med, sier Wærvågen.