Visste du at én av tre ikke forstår brev fra det offentlige? Nå er en språkprofil med skriveråd og skriveregler for ansatte i Larvik kommune klar.
Larvik kommune har over tid jobbet med det som heter klarspråk. Kort fortalt handler det om å skrive tekster som er klare, korrekte og tilpasset målgruppen.
– Nå har vi endelig fått på plass en språkprofil, som består av skriveråd og skriveregler for ansatte. Språkprofilen skal hjelpe oss å kommunisere godt med alle vi skriver til – innbyggere, næringsliv, frivillige organisasjoner og politikere. Den skal rett og slett være en praktisk hjelp i arbeidshverdagen for våre ansatte, sier Eva Susanne Drugg.
Justert underveis etter innspill
Hun er prosjektleder, og har sammen med en gruppe ansatte fra ulike deler av organisasjonen jobbet fram språkprofilen.
– Vi har blant annet kartlagt ulike tekster, som viser hva vi er gode på, og hva vi kan bli bedre på. Ansatte har også hatt mulighet til å komme med innspill, og vi har justert underveis, forteller Drugg.
Kan skape unødvendig avstand
Prosjektlederen forteller at noen ord og uttrykk ofte kan skape unødvendig avstand mellom kommunen og innbyggere.
– Et veldig godt eksempel på det er ordet "vedrørende". Her kan du bruke ordet om i stedet, og i emnefelt i e-post kan du rett og slett bare sløyfe det!
Hun trekker fram flere eksempler:
– "Det gjøres oppmerksom på at det må søkes på nytt i forkant av hvert skoleår" – her kan vi henvende oss direkte til mottakeren av brevet og heller skrive "Du må søke på nytt før hvert skoleår": I stedet for "Det skal foretas en revidering" kan vi skrive "Vi skal fornye", forteller hun.
Fem skriveråd
Språkprofilen er delt i to, en del med skriveråd og en del med skriveregler. Her er de fem skrivereglene:
- Vær bevisst på hvorfor du skriver, og hvem du skriver til
- Gjør det enkelt å finne fram for leseren
- Få tydelig fram hvem som gjør hva
- Bruk forståelig uttrykk og forklar fagbegrep
- Les gjennom teksten
Sparer tid, penger og frustrasjon
Kommunedirektør Gro Herheim er svært glad for at kommunen nå har fått på plass en språkprofil. Hun forteller at en rekke statsorganer, kommuner og fylkeskommuner erfarer at det er mye penger å spare på å bruke klarspråk i kommunikasjonen med innbyggere.
– Tekster som er skrevet i klarspråk, fører til at vi får færre henvendelser på telefon, e-post og i skranke – tekstene står på egne bein og gjør jobben for oss. Like viktig er det at det sparer innbyggerne for unødvendig frustrasjon og tidsbruk, forteller Herheim.
Egen klarspråkparagraf i språkloven
Det er kommunens oppgave å legge til rette for at innbyggerne finner den informasjonen de trenger, forstår den og kan bruke den. Det er også en egen klarspråkparagraf i språkloven som sier at innbyggerne våre har rett til å få informasjon i klart språk fra det offentlige.
– Det er det klarspråk handler om. Saksgangen og regelverket er ofte komplisert nok i seg selv – språket bør ikke bidra til å komplisere innholdet enda mer. Klarspråk handler derfor om å rydde bort språklig støy, slik at det nyttige innholdet kommer tydelig fram, sier prosjektleder Eva Susanne Drugg.
Klarspråk er også et avgjørende verktøy i arbeidet med å involvere og engasjere innbyggere.
– Når folk skjønner hva de skal mene noe om, mener de gjerne også noe. Klarspråk innebærer å ikke skjule eller utnytte makten i språket, avslutter Drugg.
Dette er klarspråk
Med klarspråk mener vi i denne sammenhengen korrekt, klart og brukertilpasset språk i tekster fra det offentlige. En tekst er skrevet i klarspråk hvis mottakerne
- finner det de trenger
- forstår det de finner
- kan bruke det de finner, til å gjøre det de skal
