I fjor ble det innrapportert til sammen 3184 hendelser i tjenesteområdet helse- og mestring. Virksomhetsleder for sykehjem, Monica Hammari, ønsker at de ansatte skal bli enda tryggere på hvordan de går fram når de har noe å rapportere.
De 3184 hendelsene inkluderer avvik, HMS-avvik, observasjoner som kan føre til avvik, forbedringsforslag og fremheve noe som er bra.
– Vi må hjelpe hverandre. Vi går inn i tider som blir krevende, og da er det desto viktigere at alle er godt kjent med disse tingene, sier Hammari.
Derfor har hun kalt inn til fagdag torsdag 16. mars, for sin egen ledergruppa og alle HMS-utvalgene ved de ulike sykehjemmene, der fokuset blir å øke både kunnskapen og bevisstgjøringen rundt de ulike typene tilbakemeldingene man er helt avhengige av – for å sikre best mulig kvalitet i helsetjenestene.
– Forbedringsmeldinger, avvik, tilbakemeldinger på det som er bra, varslinger og i hvilken linje man rapporterer. Alt dette er noe vi skal gå gjennom, og styrke kunnskapen blant de ansatte på det området.
– Er dette noe som må bli bedre?
– Som arbeidsgiver har vi behov for å forsikre oss om at det er tydelig nok for de ansatte, og hvordan vi gjør det hos oss. Derfor vil vi være sikre på at alle har den samme forståelsen, sier Hammari.
Bruker avviksmeldinger for å lære
Ved sykehjemmene i Larvik ble det meldt inn 858 hendelser/avvik i 2022. Dette fordeler seg over rundt 400 årsverk.
– Hvordan vil du beskrive kulturen for å rapportere inn avvik?
– Helt ærlig mener jeg at den er god. Samtidig kan den bli enda bedre. Det er viktig å understreke at fokuset ikke er å "ta noen" når man skriver avvik, men å lære. Vi bruker avviksmeldingene veldig mye i vårt forbedringsarbeid. Og derfor er det veldig viktig at man skriver avvik, sier hun.
Samtidig er hun også opptatt av at de ansatte også må huske å trekke fram det de opplever som bra.
– Vi har en rapporteringstype som heter "gi tilbakemelding på noe som er bra". Den er det også viktig at folk bruker, sier Hammari.
Hvis vi mener det er riktig å melde avvik, så gjør vi det. Det blir ikke sett på som noe negativt, men heller som en naturlig del av det arbeidet vi gjør.
Får tilbakemelding på avvik
Charlene Desiree Vårli er verneombud for de ansatte ved en av avdelingene på Furuheim, og har vært en del av opplæringsarbeidet for nyansatte på nettopp dette feltet.
– Når en ansatt starter vil han eller hun få opplæring av en såkalt superbruker på avdelingen. Da går de gjennom alt, blant annet systemet vi bruker for avviksmeldinger. I Larvik kommune bruker vi et system som heter TQM, forteller Vårli.
Som superbruker har hun naturligvis god kjennskap til verktøyene som brukes for tilbakemeldinger, men hun understreker at hun bare kan snakke for seg selv.
– Hva skjer hvis du skriver et avvik?
– Da får jeg etter hvert en tilbakemelding på hva som er gjort med avviket som er meldt inn. Det får du både på e-post og i systemet vi bruker.
Vårli understreker igjen at hun ikke kan snakke for alle, men hennes opplevelse er at terskelen for å melde inn avvik er lav.
– Hvis vi mener det er riktig å melde avvik, så gjør vi det. Det blir ikke sett på som noe negativt, men heller som en naturlig del av det arbeidet vi gjør. Vi registrerer også alvorlighetsgraden på avviket som meldes, sier hun.
Ekstra tett på
I etterkant av NRK Brennpunkts program der Furuheim sykehjem figurerer, har lederne for helsetjenestene i kommunen hatt ekstra fokus på å trygge ansatte og pårørende.
– Vi har forsøkt å være ekstra tett på. Vi setter opp pårørendemøter, personalmøter og legger til rette for at ansatte som ønsker har samtaler med avdelingsledere, sier Hammari.
Som verneombud for ansatte har også Vårli vært involvert i dette arbeidet.
– Jeg har vært tilgjengelig for avdelingen, om noen har hatt et ønske om å snakke i plenum eller én til én. Vi har rapport ved vaktskifte, og når det har vært rom for det, har vi gjerne tatt en prat, sier hun.