Internkontrollen innebærer at den/de ansvarlige for salgsstedet skal:
1. Ha oversikt over krav i tobakksskadeloven og i bestemmelser fastsatt i medhold av denne som gjelder for salgsstedet
En internkontroll må ha henvisninger til gjeldende lovverk, eller utskrift/lagring av tobakksskadeloven og tobakkssalgsforskriften. Disse ligger på lovdata.no. Informasjon om tobakkssalg på Helsedirektoratets nettsider kan også brukes.
2. Sørge for at ansatte ved salgsstedet har tilstrekkelige kunnskaper og kompetanse til å overholde kravene til salgsstedet, herunder kravene til internkontroll
Opplæringen av de ansatte må dokumenteres, for eksempel i form av beståtte kurs eller at de ansatte har underskrevet på et opplæringsskjema. De ansatte må kjenne salgsstedets internkontrollsystem og vite hvor det er plassert. Internkontrollsystemet må alltid kunne vises frem ved et tilsyn.
3. Ha oversikt over hvordan salgsstedet er organisert og hvordan oppgaver og ansvar er fordelt
Salgsstedet må ha en oversikt over hvem som er ansvarlige for innkjøp, opplæring, retting av eventuelle avvik og andre ansvarsområder. Oversikten må vise hvem som er salgsstedets kontaktperson i tobakkssalgsregisteret og hvem som er ansvarlig for å snakke med tilsynsmyndigheten når leder ikke er på jobb. Det kan være lurt å legge ved ansattlister og organisasjonskart.
4. Ha rutiner for å sikre overholdelse av krav i tobakksskadeloven og i bestemmelser fastsatt i medhold av denne som gjelder for salgsstedet
Beskriv hva salgsstedet gjør for å følge lovverket, og sørg for at de ansatte kjenner de interne rutinene. Dette bør dere ha interne rutiner for:
- Forbud mot tobakksreklame
- Forbud mot synlig oppstilling av tobakksvarer
- Forbud mot selvbetjening av tobakksvarer
- Forbud mot gratis utdeling av tobakksvarer
- Forbud mot omsetning med rabatt
- Forbud mot salg av mindre pakninger enn 20 sigaretter (Det er ikke lov å selge enkeltsigaretter)
- Forbud mot salg av nye nikotin- og tobakksprodukter
- Forbud mot salg til mindreårige
5. Ha rutiner for å forebygge, avdekke og rette opp avvik
Hvis det skjer et avvik må det kunne dokumenteres, slik at det ikke skjer på nytt. Avvik dokumenteres ved bruk av et avviksskjema eller ved hjelp av annen dokumentasjon. Beskriv hva som skjedde, hva dere gjorde i situasjonen og hvordan dere skal forhindre at det skjer igjen.
6. Foreta systematisk og regelmessig gjennomgang av internkontrollen
Salgsstedet må kunne dokumentere at internkontrollsystemet er gjennomgått med de ansatte. Et internkontrollsystem som ikke blir brukt, vil ikke bidra til den daglige driften. Internkontroll kan for eksempel være tema på personalmøter: Tar de ansatte kurs en gang i året? Når skjedde det sist et avvik? Har det kommet nye rutiner eller lover dere må forholde dere til? Husk å dokumentere hver gang internkontrollen blir brukt eller gjennomgått.
Se Helsedirektoratets side for mer informasjon