Godkjenningen foretas av et team fra Trygg Trafikk. Godkjenningsteamet settes sammen av prosjektleder for Trafikksikker kommune i samarbeid med Trygg Trafikks distriktsleder og eventuell representant for fylkeskommunen.
Før godkjenningen
Når kommunen har oppfylt alle kriteriene og dokumentasjonen foreligger, avtaler kommunens koordinator og Trygg Trafikks distriktsleder den praktiske gjennomføringen av dagen for den formelle godkjenningen.
Nødvendig dokumentasjon skal foreligge og være tilsendt Trygg Trafikk minimum tre uker før godkjenningsdagen. Dersom dokumentasjonen ikke er tilstrekkelig utsettes godkjenningen.
Gjennomføring av godkjenningsdag
Det bør avsettes fire timer til følgende møter:
1. Kommunens ledergruppe (etatsledere og rådmann).
2. Ansatte ved valgte etater/avdelinger – minst tre avdelinger.
3. Ved dagens slutt skal godkjenningsteamet møte ledergruppen og de andre som er blitt intervjuet for en oppsummering i plenum. All tilbakemelding knyttes opp mot kriteriene i Trafikksikker kommune.
Kommunenes ledelse får en skriftlig rapport etter besøket. Eventuelle avvik må lukkes innen tre måneder.
Kategorier for tilbakemelding
A. Godkjent
Styrke: Smart måte å jobbe på, et eksempel for andre.
Forbedring: Et område det er mulig å bli bedre på.
B. Betinget godkjenning
Styrke: Smart måte å jobbe på, et eksempel for andre.
Forbedring: Et område det er mulig å bli bedre på.
Avvik: Mangel på oppfylte krav, korreksjon er nødvendig før endelig godkjenning.
Godkjenningens varighet
Godkjenning gjelder for tre år.