450 hyllemeter med dokumenter er digitalisert, det betyr enklere tilgang på historiske arkiv.
Eiendomsarkivet har bestått av ekstreme mengder papirdokumenter. Bygge- og delesaker, sanitærsaker og landbrukssaker fra tidenes morgen er oppbevart i papirarkiver. Når noen har bedt om å få informasjon, har det fram til nå vært en tidkrevende jobb å finne fram til riktig dokument.
Nå er hele eiendomsarkivet skannet og digitalisert.
Prosjektet hos Areal og Teknikk i Larvik kommune startet i 2013. Det har vært en enorm jobb med mange dugnadstimer. Det betyr at mange har bidratt. I overkant av 50 personer fra Areal og teknikk og Servicetorget har sørget for sortering og pakking av det gamle papirarkivet.
Prosessen
Arkivet ble sortert og pakket før det ble sendt til Geomatikk IKT AS i Trondheim. Her har alle mapper blitt ryddet og klargjort for skanning. Etter skanning er det lagt inn søkbar informasjon som sakstype, gårds- og bruksnummer, saksdato og dokumentkategori. Alle dokumentene er sendt videre til fjernarkivering hos IKA Kongsberg. Vi har altså laget en digital kopi av hele arkivet, og dermed frigjort mye lagringsplass, og sikret oss mot tap av arkivet i tilfelle brann eller andre uhell.
Nå ligger hele eiendomsarkivet fram til 2007 lett tilgjengelig i Braarkiv.
Det jobbes nå med å få inn alle dokumenter som er produsert mellom 2007 og 2017 inn i samme system. Det er snakk om ca 300 000 dokumenter fra gamle Larvik og Lardal kommuner. Dokumenter som er produsert etter 2007 er allerede digitale, så her har vi satt opp en dataoverføring fra historisk websak til Geomatikk IKT. Dokumentene tolkes av programvare med kunstig intelligens som automatisk identifiserer alle dokumentene og legger til samme egenskaper som på de skannede dokumentene.
Hva betyr det?
Tidligere har man måttet hente fram dokumenter manuelt fra ulike papirarkiver. Nå kan man hente ut informasjonen digitalt, og siden alt er lagret ett sted med en felles arkivstruktur, vil alle dokumenter være tilgjengelig i samme program med ett enkelt søk.
Mer og mer av prosessene er automatisert, og Eiendomsarkivet er viktig for å svare opp henvendelser fra meglere, næringsaktører og privatpersoner. I snitt har Larvik kommune 4-5 forespørsler daglig fra eiendomsmeglere på informasjon som tidligere lå i papirarkivet. Nå går innhenting av informasjon om tegninger og ferdigattester automatisk fra BraArkiv, mens våre saksbehandlere kvalitetssikrer resultatet før dokumentene godkjennes og sendes til megler.
- I tillegg brukes arkivet hele tiden av saksbehandlere i kommunen som nå sparer mye tid. Arbeidet vi nå har gjort fører til at vi leverer raskt og riktig informasjon, forteller prosjektleder Odd Arne Bakke-Ludviksen på Geodata.
